ALGEMENE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN BOUWPLAN

1. OPENINGSUREN VAN DE BEURS

Donderdag 23 januari 2025: 14.00-21.00 uur
Vrijdag 24 januari 2025: 14.00 – 21.00 uur
Zaterdag 25 januari 2025: 10.00-17.00 uur

2. AANVAARDING VAN DEELNEMERS EN BETALING

Organisatiebureau Plan Effect, hierna te noemen de organisatie, behoudt zich het recht voor bepaalde aanmeldingen zonder opgave van redenen niet te accepteren. De deelnemer wordt als zodanig erkend, als het verschuldigde bedrag, vermeerderd met de BTW, uiterlijk voor aanvang van de beurs is voldaan.

Alle incassokosten voortvloeiende uit het niet tijdig voldoen van nota’s zijn geheel voor rekening van de deelnemer. De buitengerechtelijke incassokosten worden gefixeerd op 15% van het door de deelnemer verschuldigde bedrag met een minimum van € 135,-. Bij niet tijdige betaling van de toegezonden nota(‘s) is de organisatie gerechtigd een rente in rekening te brengen van 2% per maand, te rekenen vanaf de vervaldag van de nota(‘s).

3. INRICHTING EN ONTRUIMING VAN DE STANDS

Het opbouwen van de stands kan gebeuren op dinsdag 21 januari van ’s middags 12.00 uur tot ’s avonds 17.00 uur en woensdag 22 januari van ‘s ochtends 8.30 uur tot 20.00 uur ‘s avonds. Daarna op donderdag 23 januari van 8.00 tot 13.00 uur. De stands dienen uiterlijk donderdag 25 januari om 13.00 uur gereed te zijn. Heeft u een standunit bij ons gehuurd? Dan kunt u deze op woensdag 22 januari of donderdagmorgen 23 januari inrichten.
De aanvoertransporten dienen donderdag 23 januari om 12.00 uur beëindigd te zijn en het transportmateriaal moet dan de terreinen en gebouwen hebben verlaten. Bovendien is het niet toegestaan om uw materialen in de gangpaden te plaatsen, u dient zich te houden aan de door u gereserveerde afmeting. Voorts is de deelnemer verplicht zijn stand tijdens de beurs in goede staat en schoon te houden.

N.B.: Het is TEN STRENGSTE verboden op de laatste beursdag tijdens de openingsuren van de beurs te starten met het ontruimen/afbreken van de stand. Ontruiming van de stands dient op zaterdag 25 januari na 17.00 uur te starten en het afbouwen kan zaterdagavond tot 20.30 uur. Wanneer u eerder dan 17.00 uur start met ontruimen/afbreken van de stand, brengen wij een boete van euro 200,- in rekening! Wanneer u eigen standbouw heeft is het ook mogelijk om af te bouwen op maandag 27 januari tot 12.00 uur.

4. TOEGEWEZEN STANDRUIMTE

De organisatie is -in geval van overmacht- bevoegd in nader overleg met de deelnemer een andere dan gereserveerde standruimte toe te wijzen. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, mag de deelnemer zich zondermeer terugtrekken en wordt de overeenkomst ontbonden. Deelnemer ontvangt (voor zover betaald) volledige restitutie van het standgeld. Ook andere, niet genoemde omschreven situaties zoals onder punt 7 kunnen gevallen van overmacht zijn. E.e.a. ter beoordeling van de organisatie.

5. ONDERVERHUUR

Inschrijving met twee of meer firma’s voor één stand is na overleg met de organisatie mogelijk. De kosten voor administratie en vermelding in de deelnemerslijst bedragen € 75,- excl. BTW per extra deelnemer.

6. SCHADEN/VERZEKERING

De organisatoren stellen zich niet aansprakelijk voor vermissingen en schaden aan standmateriaal of goederen van deelnemers, dan wel voor ongevallen die deelnemers en hun medewerkers overkomen. Tegen brand-, storm-, transportschade en diefstal na inbraak in de hallen kunnen de deelnemers hun stands en artikelen verzekeren.

De deelnemer is aansprakelijk voor schade aan de ruimte waarin de beurs wordt gehouden, veroorzaakt door zijn toedoen dan wel door toedoen van medewerkers of toeleveranciers van de deelnemer. Schade die bij oplevering van de stand voorafgaand aan de beurs geconstateerd wordt moet worden gemeld bij de organisatoren. Voor de schade die daarna geconstateerd wordt is de deelnemer aansprakelijk. Bij het maken van schade is de deelnemer verplicht dit te melden bij de organisatoren. De schade wordt verhaald op de deelnemer.

7. ANNULEREN VAN DE BEURS

Buitengewone omstandigheden, in het geval van of ten gevolge van: brand, oorlog, nationale rouw, storm, overstroming, besmettelijke ziekte, oproer, staking, uitsluiting, enz. kunnen de organisatie doen bepalen dat de beurs geheel of gedeeltelijk geannuleerd wordt. Er worden dan geen standkosten in rekening gebracht.
Mocht de beurs niet door kunnen gaan i.v.m. Corona, dan schuift de deelname door naar de eerstvolgende beurs.

Indien de deelnemer het contract verbreekt langer dan 2 maanden voor aanvang van de eerste beursdag, is de deelnemer 50% van het standgeld als schadevergoeding verschuldigd. Indien de deelnemer het contract verbreekt 2 maanden of korter voor aanvang van de beurs, moet het volledige standgeld betaald worden.

8. UITREIKEN RECLAMEMIDDELEN TIJDENS DE BEURS

Reclamemiddelen mogen alleen uitgereikt worden in de eigen stand. Het is niet toegestaan reclamemiddelen van een ander bedrijf in de stand uit te reiken aan beursbezoekers. 

9. AFVAL

Afval dient in de daarvoor bestemde containers te worden gedeponeerd. Alle kosten te maken door de organisatie m.b.t. onjuist handelen van de deelnemer in dit kader, worden verhaald op de deelnemer. 

10. DEELNEMERSPASSEN

Aan de deelnemers worden 2 gratis deelnemerspassen per stand (6m²) ter beschikking gesteld. Voor iedere gecontracteerde 6 vierkante meters standruimte boven de eerste 6 m² ontvangt de deelnemer één deelnemerspas gratis. De deelnemerspassen mogen uitsluitend worden verstrekt aan personen die behoren tot het bedrijf of de organisatie van de deelnemer. Bij misbruik kunnen de passen onmiddellijk door de organisatoren worden ingetrokken. Meer deelnemerspassen zijn verkrijgbaar tegen € 5,- per stuk excl. BTW.

11. RELATIEKAARTEN

Voor zijn relaties kan de deelnemer relatiekaarten bestellen tegen de gereduceerde prijs van € 2,- per stuk excl. BTW (normale entreeprijs: € 5,- p.p.). U ontvangt 50 gratis relatiekaarten.

12. TOEGANG HALLEN EN TERREINEN DEELNEMERS EN PERSONEEL

Deelnemers en/of personeel hebben vanaf een uur voor tot respectievelijk een uur na de officiële openings- of sluitingsuren, toegang tot de hallen en terreinen.

13. TOE TE LATEN INZENDINGEN

Ter beoordeling van Organisatiebureau Plan Effect.

14. TE EXPOSEREN GOEDEREN

Er mogen geen artikelen en personen op zodanige wijze geëxposeerd worden dat ze in strijd zijn met de openbare orde, veiligheid en goede zeden. Het is niet toegestaan te exposeren goederen in de gangpaden te plaatsen. U bent uitsluitend gerechtigd te goederen te exposeren op de door u gehuurde standruimte. I.o.m de beursmanager zijn uitzonderingen daargelaten.

15. EXPOSEREN MET WATER

De temperatuur van het water dient kouder dan 20° Celsius of warmer dan 60° Celsius te zijn. Tevens dient het water minstens één keer per dag te worden ververst. Aan het water dient (behalve bij gebruik als drinkwater) in ieder geval 0,3 milligram chloor per liter water te worden toegevoegd. Water uit brandslangen mag niet worden benut. De wateraansluiting dient aangesloten te zijn op het leidingnet. Exposeren met sproeiend- en vernevelend water is verboden.

16. RECHTEN EXPOSANT

Indien de organisatie niet haar verplichtingen nakomt die te verwachten zijn op grond van omschreven bepalingen en voorwaarden, kan de deelnemer een vergoeding eisen van de organisatie. De hoogte van de vergoeding is maximaal 50% van het bedrag aan betaalde standhuur en kan nooit meer zijn.

17. REGLEMENT

In alle gevallen waarin deze bepalingen en voorwaarden niet voorzien beslist de organisatie.

N.B.: Afwijkende mondelinge overeenkomsten tussen deelnemer en organisatie, zijn pas dan geldig, wanneer de organisatie e.e.a. schriftelijk heeft bevestigd.

18. INSCHRIJVING

Het inschrijfformulier dient PER OMGAANDE in het bezit van de organisatie te zijn.